Privacy Policy
(versie 28/02/2021)
Uw privacy is belangrijk voor ons.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring.
Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.
1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit (met de advocaten vermeld op onze website):
VAN CASTER HOCKÉ LIMME
De Villegas de Clercampstraat 182
1853 Strombeek-Bever
Ondernemingsnummer: 0597.884.739
In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:
- via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
- via e-mail: annick.vancaster@vchl.be
- via telefoon: +32 2 261 00 23
2. DOELEINDEN
We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:
- Klantenbeheer
- Interne organisatie en eigen beheer
- Geschillenbeheer
- Communicatie en marketing
- Toegangscontrole
Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.
Klantenbeheer
1) Juridische dienstverlening
Met het oog op het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, ondernemingsnummer, BTW-nummer…), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), en persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit). Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die de cliënt met ons deelt bij het behandelen van een zaak. Wij verwerken in dat kader gevoelige persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid) alsook persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.
Deze gegevens laten ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, verschillende mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, e.d.) op te nemen, juridische opleidingen aan te bieden, etc.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Ten aanzien van particuliere cliënten: het sluiten of het uitvoeren van een overeenkomst tot de verstrekking van juridische dienstverlening (artikel 6, §1, (b) AVG);
Ten aanzien van contactpersonen bij professionele cliënten en derde partijen: een gerechtvaardigd belang om juridische diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor de verstrekking van juridische dienstverlening houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
2) Naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur
Met het oog op de naleving van wetgeving en reglementering die van toepassing is op de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), rijksregisternummer, identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, ondernemingsnummer, BTW-nummer, …); financiële gegevens (verrichtingen voor of namens de cliënt); persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, taal, nationaliteit); gerechtelijke gegevens (veroordelingen, lopende geschillen) en andere persoonsgegevens die door u met ons worden gedeeld bij het behandelen van uw zaak.
Deze gegevens laten ons toe om o.m. onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies na te leven.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, vervat in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en eventuele verwijzing naar andere relevante wetgeving/reglementering (artikel 6, §1, (c) AVG) [;een gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische diensten waakzaam te zijn voor witwaspraktijken (artikel 6, §1, (f) AVG)].
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor de naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.
Wij delen deze persoonsgegevens met de Stafhouder. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Interne organisatie en eigen beheer
1) B2B beheer
Met het oog op het B2B beheer van ons advocatenkantoor, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling), persoonlijke kenmerken (geslacht, taal) en enige andere informatie die u bezorgt in het kader van de samenwerking (bijv. informatie over beroep en betrekking).
Deze gegevens laten ons toe om overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Ten aanzien van particuliere leveranciers of business partners: het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst in (artikel 6, §1, (b) AVG);
Ten aanzien van professionele leveranciers of business partners: een gerechtvaardigd belang om ons B2B beheer te organiseren (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
2) Facturatie en boekhouding
Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), financiële gegevens (bankrekeningnummer, wijze van betaling) en geleverde prestaties/diensten.
Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven, waaronder het opmaken van een jaarrekening.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het respectievelijke boekjaar.
Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Geschillenbeheer
Met het oog op de regeling van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres, telefoonnummer), identificatiegegevens uitgegeven door de overheid (identiteitskaartnummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, pensioennummer, nummerplaat, …), informatie over beroep en betrekking, financiële gegevens, gerechtelijke gegevens en alle andere informatie die relevant is voor de (potentiële) rechtszaak.
Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.
Voor onze geschillenregeling houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen).
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Communicatie en marketing
1) Website
In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres), contactverzoek en elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies).
Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, etc..
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.
Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie. U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.
Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
Toegangscontrole
Met het oog op het waarborgen van de veiligheid in onze kantoren, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijfs)adres, e-mailadres en telefoonnummer), gegevens over beroep en betrekking (functie, bedrijfsnaam) alsook tijdstip van bezoek.
Deze gegevens laten ons toe om de veiligheid in onze kantoren te waarborgen, o.m. door middel van de registratie van onze bezoekers.
De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze medewerkers, bezoekers en kantoren te waarborgen (artikel 6, § 1, (f) AVG).
We verkrijgen deze persoonsgegevens wanneer u zich registreert voor een afspraak.
Voor het bewaken van de veiligheid in onze kantoren houden wij uw persoonsgegevens bij tot 1 maand na uw bezoek aan onze kantoren, tenzij deze langer dienen te worden bewaard als bewijsmateriaal van een concreet misdrijf of schadegeval of voor het identificeren van een potentiële dader, slachtoffer of getuige.
Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met derde ontvangers, bijv. gerecht en politiediensten, banken en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.
3. BEVEILIGING
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.
Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.
4. RECHTEN
U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:
- een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens
- een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens
- een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
- een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens
- een verzoek om overdracht van uw gegevens
- een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit
U kan ons hiervoor steeds contacteren:
- via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
- via e-mail: annick.vancaster@vchl.be
- via telefoon: +32 2 261 00 23
Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.
Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).
Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.
Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant en achterkant van uw identiteitskaart vragen.
5. UPDATES
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Op deze pagina vindt u steeds de meest actuele versie.
